Klokkenluidersmelding
Artikel 1. Waarom een klokkenluidersbeleid?
Dit klokkenluidersbeleid (ook: whistleblower policy) heeft als doel om zowel interne medewerkers als derde partijen die - in een werkgerelateerde context - kennis nemen van inbreuken begaan door Vandenbussche NV op het Europese Unierecht of inbreuken die de Belgische wetgever aan het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluiderswet heeft toegevoegd (zie de lijst onder artikel 3 hierna), de mogelijkheid te bieden om hiervan melding te maken (hierna: de melder), zonder angst te moeten hebben voor vergeldingsmaatregelen.
Vandenbussche NV zet hiervoor een intern meldingskanaal op. Iedereen die een melding wenst te maken binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet, zal hiervoor in eerste instantie het interne meldingskanaal gebruiken.
Artikel 2. Definities
In deze regeling verstaan we onder:
Inbreuk: handelingen of nalatigheden die:
- onrechtmatig zijn en betrekking hebben op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 3 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of
- het doel of de toepassing ondermijnen van de regels in de Uniehandeling en beleidsterreinen die binnen het in artikel 3 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen.
Informatie over inbreuken: informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen Vandenbussche NV waar de melder werkt of heeft gewerkt of waarmee de melder uit hoofde van zijn werk in contact is geweest, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken.
Melding: het mondeling of schriftelijk verstrekken van informatie over inbreuken.
Interne melding: het binnen Vandenbussche NV mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken.
Externe melding: het mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken aan de bevoegde autoriteiten.
Openbaarmaking: het mondeling of schriftelijk publiek meedelen van informatie over inbreuken.
Melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten verkregen informatie over inbreuken (intern, extern of openbaar) meldt.
Betrokkene: een natuurlijke of rechtspersoon die in de (interne, externe of openbare) melding of bij de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuken worden toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.
Facilitator: een natuurlijke persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn.
Represaille: een directe of indirecte handeling of nalatigheid die in een werkgerelateerde context plaatsvindt naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder (of van de facilitators of derden die verbonden zijn met de melder) leidt of kan leiden.
Opvolging: optreden van de ontvanger van een melding of een bevoegde autoriteit om de juistheid van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken.
Feedback: het aan de melder verstrekken van informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.
Bevoegde autoriteit: de Belgische autoriteit die is aangewezen om meldingen overeenkomstig artikel 5 van dit beleid te ontvangen en de melders feedback te geven en opvolging te verzekeren.
Werkgerelateerde context: de huidige of vroegere arbeidsactiviteiten in de private sector waardoor, ongeacht de aard van die activiteiten, personen informatie kunnen verkrijgen over inbreuken en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met represailles indien zij dergelijke informatie zouden melden.
Federale coördinator: de autoriteit die belast is met de coördinatie van de externe meldingen voor de privésector overeenkomstig afdeling 4 hoofdstuk 4 van de klokkenluiderswet.
Meldingsbeheerder: de onpartijdige persoon of dienst die bevoegd is om de meldingen op te volgen, de communicatie met de melder te onderhouden, hem indien nodig om bijkomende informatie kan verzoeken, hem feedback te verstekken en indien van toepassing meldingen te ontvangen.
Artikel 3. Meldingen
Het interne meldingskanaal is 24/7 toegankelijk voor:
- werknemers;
- iedereen die in een werkgerelateerde context kennisneemt van inbreuken op het Europese Unierecht en/of inbreuken die de Belgische Wetgever aan het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluidersregeling heeft toegevoegd of zal toevoegen;
- andere (bv. klanten, …)
“Werkgerelateerde context” betekent dat naast (ex-)werknemers ook stagiairs, leveranciers, zelfstandigen, aandeelhouders, sollicitanten enzovoort die op een duurzame manier samenwerken met Vandenbussche NV een melding kunnen maken.
Concreet kan een melder melding maken van inbreuken of zaken waarvan hij te goeder trouw meent dat ze een inbreuk betekenen op een van de volgende gebieden:
- overheidsopdrachten;
- financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
- productveiligheid en productconformiteit;
- veiligheid van het vervoer;
- bescherming van het milieu;
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
- volksgezondheid;
- consumentenbescherming;
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informaticasystemen;
- inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad;
- inbreuken in verband met de interne markt (mededinging en staatssteun);
- inbreuken op vennootschapsbelasting: constructies die erop gericht zijn onterecht een belastingvoordeel te krijgen;
- bestrijding van belastingfraude;
- sociale fraudebestrijding.
Artikel 4. Interne meldingen
4.1 Meldingskanaal en toegang
Een persoon die een inbreuk vaststelt of redelijke vermoedens heeft dat er een inbreuk is of zal plaatsvinden die indruist tegen één of meerdere van de in artikel 3 vermelde gebieden, en waar Vandenbussche NV bij betrokken is, kan dit altijd melden via het daarvoor geschikte kanaal.
Binnen Vandenbussche NV heeft een melder de mogelijkheid om schriftelijk een melding te doen door middel van het formulier ‘Interne melding klokkenluider’. Dit formulier kan 24 op 7 geraadpleegd en ingevuld worden via de website van Vandenbussche NV.
Melders kunnen ook verzoeken om binnen een redelijke termijn een inbreuk te melden via een fysieke ontmoeting met de meldingsbeheerder.
4.2 Behandeling van interne meldingen
De interne meldingskanalen bij Vandenbussche NV worden intern beheerd.
Uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst van de melding krijgt de melder een ontvangstbevestiging toegestuurd.
Een onpartijdige persoon of afdeling zal bevoegd zijn voor de opvolging van de melding en de communicatie met de melder. Hierbij wordt het risico op belangenconflicten tot een strikt minimum herleid. Indien nodig kunnen externe onderzoeksmiddelen worden aangewend.
4.3 Bekendmaking aan overheidsinstanties
Indien een melding informatie bevat die van rechtswege moet doorgegeven worden aan een overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor de opvolging van misdrijven binnen de gebieden van artikel 3 voormeld, zal de persoon of dienst die de melding opvolgt binnen de wettelijk vastgelegde termijn, na grondig overleg met de Legal Manager en/of andere bevoegde personen volgens de aard van de melding, de informatie doorsturen naar de betrokken overheidsinstantie.
4.4 Feedback
De melder, krijgt feedback over de afhandeling van de melding. Dat betekent dat hij informatie krijgt over de al dan niet genomen corrigerende maatregelen, procesverbeteringen of -wijzigingen en/of andere verdere stappen. Deze feedback bevat geen details over specifieke personen en kan dan ook eerder van algemene aard zijn.
Indien bijkomend onderzoek nodig of aangewezen is, zal de meldingsbeheerder waken over de vertrouwelijkheid van de onderzoeksdaden en over de naleving van de rechten van derden.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging, of als er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de melder informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen van die opvolging.
Indien het niet mogelijk is om de melder enige feedback te geven, dan krijgt de melder daar bericht van, evenals van de reden waarom er nog geen informatie voorhanden is.
Artikel 5. Externe meldingen
5.1 Externe meldingskanalen
De melder die geen interne melding wil doen, kan ook een beroep doen op een extern meldingskanaal. De externe meldingen gebeuren bij de federale coördinator van de bevoegde autoriteit.
De bevoegde autoriteiten voor externe meldingen zijn opgenomen in het Koninklijk Besluit van 31 januari 2023 (Koninklijk besluit tot aanduiding van de bevoegde autoriteiten voor de uitvoering van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector).
Link naar het Koninklijk Besluit:
5.2 Behandeling van externe meldingen
Uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst van de melding krijgt de melder een ontvangstbevestiging toegestuurd van de bevoegde federale dienst.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging, of indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de melder informatie van de bevoegde federale dienst over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen van die opvolging.
In uitzonderlijke gemotiveerde gevallen kan deze termijn zes maanden bedragen.
De bevoegde autoriteiten en de federale coördinator duiden de personeelsleden aan die verantwoordelijk zijn voor de behandeling van de meldingen, en met name voor:
- het verstrekken van informatie over de meldingsprocedures aan belangstellenden;
- de ontvangst en de opvolging van de meldingen;
- het onderhouden van contact met de melder om deze eventueel feedback te geven en indien nodig om nadere informatie te verzoeken.
Deze personeelsleden zijn gehouden tot geheimhoudingsplicht en zullen een specifieke opleiding krijgen voor het behandelen van meldingen.
Artikel 6. Openbaarmaking
Een persoon die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de klokkenluiderswet, als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- in geval van een indirecte openbaarmaking: de persoon deed eerst een interne en/of externe melding, maar er zijn naar aanleiding van die melding geen passende maatregelen genomen binnen de gestelde termijn; of
- in geval van een directe openbaarmaking: de persoon heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:
- de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of
- er bij een externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk betrokken is.
Dit is niet van toepassing op gevallen waarin een persoon rechtstreeks informatie aan de pers verstrekt op grond van specifieke bepalingen die een stelsel voor de bescherming van de vrijheid van meningsuiting en informatie instellen.
Artikel 7. Vertrouwelijkheid en geheimhouding
Vandenbussche NV zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die door Vandenbussche NV als bevoegde personen werden aangeduid. Alle meldingen en daarop volgende onderzoeksrapporten en/of vaststellingsrapporten, beslissingen, … worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.
Vandenbussche NV hanteert een strikte ‘need to know’-basis voor het bekendmaken van relevante informatie aan werknemers of derden. Alle werknemers die betrokken zijn bij de ontvangstmelding, of opvolging van meldingen, zullen een strikte geheimhouding handhaven over de inhoud van meldingen, rapporten, beslissingen … en dit voor zover de toepasselijke wetgeving dat toelaat.
Artikel 8. Bescherming
8.1 Bescherming tegen represailles
Vandenbussche NV garandeert dat de melder beschermd wordt tegen represailles, inclusief dreigingen en pogingen tot represailles (zie hierna), indien de melder te goeder trouw handelt en de juiste weg volgt bij het maken van een melding.
De “juiste weg” betekent dat de melder in eerste instantie zoveel mogelijk gebruikmaakt van de voorziene interne meldingskanalen. Pas als er geen intern kanaal is, of als een externe melding zonder gevolg blijft, kan een melding openbaar gemaakt worden.
Onder “represailles” verstaan we onder meer:
- schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
- degradatie of weigering van bevordering;
- overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
- het onthouden van opleiding;
- een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
- het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
- dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
- discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
- niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
- niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
- schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
- opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
- vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
- intrekking van een licentie of vergunning;
- psychiatrische of medische verwijzingen.
Naast de melder zelf worden ook de facilitators en derden die verbonden zijn met de melder en die ook het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, en de eventueel beschuldigde individuele personen beschermd. Vandenbussche NV garandeert hen het recht op een eerlijk proces en het vermoeden van onschuld. Hun identiteit wordt strikt geheimgehouden zolang de onderzoeken naar aanleiding van de melding lopen.
8.2 Klachtprocedure
Elke melder die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator van de bevoegde autoriteit, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart.
De federale coördinator van de bevoegde autoriteit verifieert het bestaan van een redelijk vermoeden van een represaille.
De bewijslast dat het geen represaille is, valt ten laste van Vandenbussche NV.
Neemt Vandenbussche NV een maatregel tegen een melder die binnen het wettelijk kader valt, en kan Vandenbussche NV aantonen dat de redenen voor die maatregel vreemd zijn aan de melding, dan is die maatregel geen represaille.
Artikel 9. Misbruik van meldingskanalen / inbreuken op dit beleid
Vandenbussche NV zal enkel die meldingen behandelen die te goeder trouw werden gedaan en die binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet vallen. Werknemers die te kwader trouw een melding maken, met het oogmerk om te schaden, genieten geen bescherming.
Bij het te kwader trouw maken van een melding, stelt de betrokken werknemer zich in het bijzonder bloot aan de sancties die deel uitmaken van het arbeidsreglement, met inbegrip van de ultieme maatregel van ontslag.
Artikel 10. Bewaring van documenten / register van meldingen
Vandenbussche NV houdt een register bij van alle meldingen, waarin zowel de ontvangst van de melding, het onderzoek ernaar en de oplossing ervan worden opgevolgd. De meldingen worden in dit register bewaard zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt.
Onderzoeksrapporten en ondersteunende informatie worden minimaal tot vijf jaar na het einde van het onderzoek bewaard.
Artikel 11. Verwerking van persoonsgegevens
Alle persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”).
De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met als doel het uitvoeren van de vereiste onderzoeken op grond van een wettelijke verplichting en enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt. De gegevens kunnen gedeeld worden met overheidsinstanties indien de melding informatie bevat die wettelijk verplicht moet doorgegeven worden of met andere externe partijen die bij een onderzoek betrokken zijn.
Vandenbussche NV bewaart alle persoonsgegevens minstens zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt en maximaal gedurende de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Alle betrokkenen hebben recht om te verzoeken tot toegang, rectificatie, uitwissing van en bezwaar tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Deze verzoeken kunnen gericht worden aan de meldigsbeheerder.
Alle betrokkenen hebben het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Artikel 12. Ondersteuningsmaatregelen
Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens wordt belast met het toepassen van of toezien op de ondersteuningsmaatregelen, zowel in geval van een interne melding, een externe melding als een openbaarmaking.
De melder heeft, naargelang het geval, toegang tot de volgende ondersteuningsmaatregelen:
- volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles, alsmede over de rechten van de betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op het vlak van bescherming van persoonsgegevens; de melder moet bovendien worden geïnformeerd dat hij in aanmerking komt voor de beschermingsmaatregelen waarin deze wet voorziet;
- technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder;
- rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/1919 en Richtlijn 2008/52/EG van het Europees Parlement en de Raad en rechtsbijstand in andere procedures alsook juridisch advies of andere juridische bijstand, overeenkomstig de bepalingen betreffende de juridische tweedelijnsbijstand en de rechtsbijstand.
- ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, mediagerelateerde en sociale ondersteuning, voor de melder;
- financiële bijstand aan de melder in het kader van gerechtelijke procedures.